Vos salariés ont-ils le droit de voir les absences de leurs collègues ?

C'est un point que la plupart des tableaux Excel partagés violent sans le savoir.

#Ce que vous pouvez partager

Le partage de l'information d'absence répond à un besoin réel d'organisation : savoir qui est là, éviter les doublons, planifier le travail. Il est parfaitement légitime d'afficher à toute l'équipe :

• les dates d'absence de chacun ;
• le fait qu'une personne est indisponible ;
• éventuellement une catégorie neutre : « absent », « congés ».

C'est d'ailleurs ce qui permet d'anticiper les absences simultanées dans le planning.

#Ce qu'il faut restreindre

En revanche, ces informations doivent être réservées aux personnes habilitées — employeur, manager du salarié, éventuellement le comptable :

• le motif précis de l'absence, en particulier « arrêt maladie » ;
• les absences liées à la santé : maladie, accident du travail, congé pathologique ;
• les absences révélant une situation personnelle : congé pour événement familial, congé de proche aidant.

La logique est simple : un collègue a besoin de savoir que vous n'êtes pas là. Il n'a pas besoin de savoir que vous êtes malade.

#Pourquoi c'est un vrai sujet, pas un excès de prudence

Trois raisons, dans l'ordre d'importance :

C'est une donnée sensible. Le RGPD protège spécifiquement les données de santé. Un employeur qui les diffuse largement engage sa responsabilité en tant que responsable de traitement.

C'est une question de dignité. Un salarié qui traverse une maladie n'a pas à ce que toute l'équipe suive son parcours dans un fichier partagé. Cela paraît évident dit ainsi, et pourtant c'est la situation par défaut de la plupart des tableaux Excel.

C'est un facteur de tension. Les motifs visibles alimentent les comparaisons et les commentaires — « lui il est encore en arrêt » — qui empoisonnent une petite équipe.

#Le bon réglage

La règle pratique tient en une phrase : l'indisponibilité est collective, le motif est confidentiel.

Concrètement, dans un calendrier d'équipe :

Si vous souhaitez afficher les types d'absence à toute l'équipe — certaines entreprises le font pour distinguer congés et télétravail — faites-le en excluant explicitement les absences liées à la santé.

#Le cas du fichier Excel partagé

C'est la situation la plus problématique et la plus répandue. Un fichier accessible à tous, contenant une colonne « motif » avec des mentions « arrêt maladie », expose des données de santé à l'ensemble de l'équipe, sans contrôle d'accès ni traçabilité.

Si vous êtes dans cette situation, deux corrections immédiates : supprimez la colonne motif du fichier partagé, ou restreignez l'accès au fichier et diffusez une version simplifiée. Le sujet est repris dans Gérer les congés en TPE : le guide complet.

Congéo masque par défaut le type d'absence aux collègues : chacun voit qui est absent, seuls l'employeur et le manager voient pourquoi. Un réglage permet de l'ajuster. Essai gratuit de 30 jours.