Gérer les congés dans une TPE : le guide complet
Gérer les congés dans une petite entreprise repose sur quatre décisions à prendre une fois pour toutes : le mode de décompte (jours ouvrés ou ouvrables), la période de référence (juin-mai ou année civile), le nombre maximum d'absents simultanés par poste, et la règle de priorité en cas de conflit. Une fois ces quatre points écrits et communiqués, la gestion quotidienne devient mécanique.
Ce guide s'adresse au dirigeant de 5 à 30 salariés qui n'a ni service RH, ni envie d'y consacrer ses soirées.
#1. Poser le cadre : quatre décisions
Le mode de décompte. Jours ouvrés (lundi-vendredi, 25 jours par an) ou jours ouvrables (lundi-samedi, 30 jours par an) : c'est le même droit, exprimé différemment. Choisissez-en un et ne changez plus. Le détail est dans Jours ouvrés ou ouvrables.
La période de référence. Traditionnellement du 1er juin au 31 mai, mais l'année civile est autorisée et plus intuitive. Si vous démarrez de zéro, l'année civile simplifie tout, à condition qu'aucun accord ne l'impose autrement.
Le nombre maximum d'absents simultanés. Raisonnez par poste critique, pas par effectif global : un seul absent en cuisine, deux en salle. Voir Deux absents le même jour.
La règle de priorité. Rotation d'une année sur l'autre, ancienneté, contraintes familiales. Le critère importe moins que le fait qu'il soit écrit et connu avant les demandes.
#2. Organiser le flux des demandes
Trois éléments suffisent : un canal unique (pas un mélange de SMS, d'oral et d'email), un délai de dépôt pour les périodes tendues, et un délai de réponse que vous vous imposez — huit jours est un bon repère.
Le silence est votre pire ennemi. Un salarié sans réponse considère que c'est accordé, réserve, et le refus tardif devient un conflit.
#3. Suivre les soldes
Chaque salarié doit pouvoir connaître son solde sans vous le demander. C'est autant un confort pour lui qu'une économie de temps pour vous.
Trois éléments composent un solde : l'acquis (2,5 jours ouvrables ou 2,08 jours ouvrés par mois travaillé), le pris, et les ajustements éventuels — jours de fractionnement, congés d'ancienneté, régularisations.
Deux points de vigilance particuliers : les congés acquis pendant un arrêt maladie depuis 2024, et les jours de fractionnement pour les congés pris hors période estivale. Ce sont les deux oublis les plus fréquents.
#4. Anticiper l'année
Un rituel annuel, idéalement en septembre : afficher le calendrier des jours fériés de l'année suivante, indiquer les périodes fermées ou tendues, rappeler la date limite de dépôt pour l'été, et vérifier les soldes qui approchent de leur date de péremption.
Pour 2027, cette anticipation compte double : quatre jours fériés tombent un week-end. Voir Jours fériés 2027.
#5. Ce que vous ne devez pas faire
Refuser sans motif lié à l'organisation. Refuser systématiquement au même salarié. Modifier des dates validées dans le mois précédant le départ. Laisser une demande sans réponse. Et faire figurer les motifs médicaux dans un document accessible à toute l'équipe.
#6. Quand passer à un outil
Trois signaux : vous recalculez un solde à la main plus d'une fois par mois, un salarié a contesté son solde dans l'année, ou vous avez déjà eu deux absences simultanées non anticipées. En dessous, un tableau bien tenu suffit — nous en proposons d'ailleurs un modèle gratuit.
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Questions fréquentes
François, fondateur de congéo
J'écris sur la gestion des congés dans les petites entreprises.
Les outils Congéo sur le sujet
À lire ensuite
Refuser un congé : ce qu'un dirigeant peut et ne peut pas faire
Oui, un employeur peut refuser une demande de congés payés : c'est lui qui fixe les dates de départ, dans le respect de la période de prise et des règles applicables à l'entreprise. Mais ce refus doit reposer sur un motif lié à l'organisation du travail, être notifié dans un délai raisonnable, et ne jamais être discriminatoire. Un refus tardif ou arbitraire peut engager votre responsabilité.
Jours ouvrés ou jours ouvrables : le choix qui change tout dans vos calculs
Un salarié à temps plein acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois, soit 30 jours ouvrables par an — ce qui équivaut exactement à 25 jours ouvrés, ou 5 semaines. Les jours ouvrables comptent du lundi au samedi ; les jours ouvrés, du lundi au vendredi. Le droit est identique, seule l'unité de compte change. L'erreur classique consiste à mélanger les deux.
Deux absents le même jour : comment éviter le trou dans le planning
La méthode la plus efficace consiste à définir à l'avance, par poste ou par service, le nombre maximum de personnes pouvant s'absenter simultanément, puis à rendre le calendrier d'équipe visible par tous. Les demandes s'autorégulent alors en grande partie : un salarié qui voit deux collègues déjà posés sur la même semaine choisit spontanément d'autres dates.