Excel, Google Sheets ou logiciel : que choisir pour suivre les congés
En dessous de 5 salariés, un tableur suffit. Entre 5 et 10, Google Sheets partagé apporte un vrai gain sur Excel grâce à l'accès collectif. Au-delà de 10 salariés, ou dès que les salariés doivent consulter leur solde eux-mêmes, un outil dédié devient plus économique en temps qu'il ne coûte en abonnement. Le seuil de bascule n'est pas une question de taille mais de fréquence : dès que vous touchez au suivi plus de deux heures par mois, le tableur vous coûte plus cher qu'un logiciel.
#Excel : le calcul, sans le partage
Ce qu'il fait bien. Le calcul, sans conteste. Formules de jours ouvrés, cumuls, tableaux croisés : rien ne le bat pour produire un état à un instant donné. Il est déjà installé, gratuit, et vous savez l'utiliser.
Ses limites. Un seul détenteur du fichier, aucune visibilité pour l'équipe, des formules fragiles, et un flux de demandes qui vit entièrement en dehors du fichier. Le détail dans Les limites du suivi des congés sur Excel.
Verdict : parfait jusqu'à 5 salariés, ou pour un usage purement comptable en complément d'un autre canal.
#Google Sheets : le partage, sans le flux
Ce qu'il apporte. L'accès simultané, la consultation par toute l'équipe, l'historique des modifications — précieux quand un solde change mystérieusement — et l'accès mobile.
Ce qu'il ne règle pas. Le flux de demande et de validation reste ailleurs. Le fichier reste modifiable par tous, ce qui pose un problème de fiabilité comme de confidentialité : si les motifs d'absence y figurent, toute l'équipe a accès à des informations de santé.
Verdict : un vrai progrès sur Excel entre 5 et 10 salariés, à condition de verrouiller les zones de calcul et de ne jamais y consigner de motif médical.
#L'outil dédié : le flux et la visibilité
Ce qu'il change. La demande, la validation et l'enregistrement deviennent un geste unique. Chaque salarié voit son solde sans vous le demander. Le calendrier d'équipe prévient les conflits avant qu'ils n'arrivent. Les jours fériés et les règles de décompte sont appliqués sans intervention.
Ce qu'il coûte. De 1 à 3 € par salarié et par mois pour un outil mono-fonction. Et il faut initialiser les soldes de départ — comptez une heure.
Verdict : rentable dès 8 à 10 salariés, ou avant si vous passez déjà trop de temps sur le sujet. Voir le comparatif des logiciels de congés pour TPE.
#Le tableau de décision
| Excel | Google Sheets | Outil dédié | |
|---|---|---|---|
| Coût | Gratuit | Gratuit | 1 à 3 €/salarié/mois |
| Salariés voient leur solde | Non | Oui, si partagé | Oui |
| Flux de demande intégré | Non | Non | Oui |
| Calendrier d'équipe | Manuel | Manuel | Automatique |
| Jours fériés | À saisir | À saisir | Automatiques |
| Confidentialité des motifs | Faible | Faible | Par rôle |
| Taille conseillée | < 5 | 5 à 10 | > 8 |
#Les trois questions qui tranchent
- Combien de temps y passez-vous par mois ? Au-delà de deux heures, le tableur vous coûte plus qu'un abonnement.
- Vos salariés peuvent-ils consulter leur solde sans vous ? Si non, vous restez le goulot d'étranglement, quelle que soit la qualité de votre fichier.
- Avez-vous déjà eu une erreur de solde ou une absence simultanée non anticipée ? Une seule occurrence justifie de reconsidérer l'approche.
Nous proposons un modèle Excel gratuit si vous restez sur le tableur, et Congéo à 1,50 € HT par salarié et par mois si vous basculez. Les deux sont des réponses légitimes, à des situations différentes.
Questions fréquentes
François, fondateur de congéo
J'écris sur la gestion des congés dans les petites entreprises.
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