Pourquoi le tableau partagé finit toujours par craquer, et comment passer à un vrai outil.
Un tableau Excel de suivi des congés fonctionne correctement jusqu'à environ cinq salariés. Au-delà, trois problèmes apparaissent systématiquement : les soldes deviennent faux sans que personne s'en aperçoive, les demandes se perdent entre l'oral et l'email, et personne ne voit qui est absent en même temps. Ce n'est pas un problème de compétence sur Excel — c'est un problème de nature de l'outil.
La formule =NB.JOURS.OUVRES(date_début; date_fin; jours_fériés) calcule le nombre de jours ouvrés entre deux dates en excluant automatiquement les samedis et dimanches, ainsi que les jours fériés que vous lui fournissez. Pour les entreprises travaillant le samedi ou avec des jours de repos atypiques, =NB.JOURS.OUVRES.INTL permet de préciser quels jours considérer comme non travaillés.
Lucca et Factorial sont des suites RH modulaires, conçues pour des entreprises disposant d'une fonction RH structurée. Pour une TPE de moins de 30 salariés sans service RH, elles présentent trois inconvénients : un coût par salarié plus élevé, un onboarding qui se compte en semaines, et une interface pensée pour un professionnel des RH plutôt que pour un dirigeant qui valide trois demandes entre deux rendez-vous.
Comptez de 1 à 3 € HT par salarié et par mois pour un outil dédié aux congés, et de 6 à 15 € HT pour un SIRH complet intégrant la paie. Pour une entreprise de 15 salariés, cela représente respectivement 180 à 540 € par an, contre 1 000 à 2 700 €. À ces montants s'ajoutent parfois des frais de mise en service, un minimum de facturation mensuel, ou un engagement annuel.
PayFit est une solution de paie qui intègre la gestion des congés. Si votre paie est déjà confiée à un expert-comptable — le cas de la majorité des TPE françaises — vous n'avez pas besoin d'un module de paie, et vous paierez pour des fonctions que vous n'utiliserez pas. Les alternatives dédiées aux congés coûtent trois à cinq fois moins cher et se mettent en place en une heure au lieu de plusieurs semaines.
En dessous de 5 salariés, un tableur suffit. Entre 5 et 10, Google Sheets partagé apporte un vrai gain sur Excel grâce à l'accès collectif. Au-delà de 10 salariés, ou dès que les salariés doivent consulter leur solde eux-mêmes, un outil dédié devient plus économique en temps qu'il ne coûte en abonnement. Le seuil de bascule n'est pas une question de taille mais de fréquence : dès que vous touchez au suivi plus de deux heures par mois, le tableur vous coûte plus cher qu'un logiciel.
Pour une entreprise de 5 à 30 salariés, trois familles de solutions existent : les SIRH complets (PayFit, Lucca, Factorial) qui intègrent la paie et bien plus, les outils mono-fonction dédiés aux congés, et le tableur. Le bon choix dépend d'une seule question : avez-vous besoin de gérer la paie dans le même outil ? Si oui, un SIRH s'impose. Si non, vous paierez trois à cinq fois trop cher pour des fonctions inutilisées.
Dans une entreprise de quinze salariés, le suivi manuel des congés représente entre deux et quatre heures par mois : réception et relances des demandes, mise à jour du fichier, réponses aux questions de solde, arbitrages de dernière minute et régularisations de fin d'année. Au taux horaire d'un dirigeant, cela représente plusieurs centaines d'euros par an — pour une tâche qui ne crée aucune valeur.
Ce modèle Excel permet de suivre les congés d'une équipe jusqu'à une quinzaine de salariés : soldes calculés automatiquement, jours fériés 2027 pré-remplis, décompte en jours ouvrés excluant week-ends et fériés. Il se télécharge directement, sans formulaire ni adresse email à laisser.
30 jours gratuits. Sans carte bancaire. Installation en 15 minutes.