Le solde de congés doit-il figurer sur le bulletin de paie ?

Cette dernière raison a pris beaucoup d'importance ces dernières années.

#Ce qui est obligatoire

Le bulletin de paie comporte une liste de mentions obligatoires. En matière de congés, deux éléments doivent y figurer lorsque le salarié en a pris pendant la période de paie :

• les dates de congé ;
• le montant de l'indemnité de congés payés correspondante.

En revanche, aucun texte n'impose expressément d'y faire apparaître un compteur avec l'acquis, le pris et le restant.

#Pourquoi le faire quand même

Trois raisons, dont une devenue déterminante.

La preuve de l'information. C'est l'argument majeur. L'employeur doit être en mesure de démontrer qu'il a informé le salarié de ses droits à congés et de la date limite pour les prendre — faute de quoi il ne peut pas lui opposer leur perte. Un compteur figurant chaque mois sur le bulletin constitue une preuve mensuelle, datée, remise en main propre. Voir Congés non pris en fin de période.

Moins de questions. Un salarié qui voit son solde tous les mois ne vient pas vous le demander.

Moins de contestations. Un écart se repère et se corrige au fil de l'eau, plutôt que de ressortir trois ans plus tard au moment du solde de tout compte.

#Ce que doit contenir un bon compteur

Pour être réellement utile, un compteur de congés sur le bulletin distingue :

L'idéal est d'ajouter la date limite de prise pour les jours reportés, notamment ceux acquis pendant un arrêt maladie qui bénéficient d'un délai spécifique.

Distinguez également les compteurs : congés payés et RTT ne suivent ni les mêmes règles ni, souvent, la même période de référence. La méthode d'ensemble est détaillée dans Gérer les congés dans une TPE.

#En pratique quand la paie est externalisée

C'est le cas de la majorité des TPE : votre expert-comptable établit les bulletins à partir des éléments que vous lui transmettez.

Deux conditions pour que le compteur soit juste : que vous lui transmettiez les absences complètes et à jour chaque mois, et que le paramétrage du logiciel de paie corresponde à vos règles réelles — jours ouvrés ou ouvrables, période de référence, quotas individuels.

Une divergence entre votre suivi interne et le bulletin est une source de conflit garantie : le salarié croira toujours celui des deux qui lui est le plus favorable.

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