Planning de congés partagé : les limites d'un Google Agenda
Un agenda partagé règle la visibilité — chacun voit qui est absent — mais il ne gère ni la demande, ni la validation, ni les soldes. Il crée en outre un problème de confidentialité rarement anticipé : les motifs d'absence saisis dans les événements sont visibles par toute l'équipe, y compris les arrêts maladie. C'est une bonne solution d'affichage, pas une solution de gestion.
C'est la deuxième étape naturelle après le tableau Excel, et elle butte rapidement sur les mêmes limites.
#Ce qu'il fait bien
La visibilité collective, en temps réel. C'est son vrai apport : chacun consulte le planning avant de choisir ses dates, ce qui prévient une partie des conflits.
L'accès mobile, sans installation ni compte supplémentaire.
L'intégration au quotidien. L'agenda est déjà ouvert toute la journée, contrairement à un fichier qu'il faut penser à ouvrir.
Le coût nul, si vous avez déjà une suite bureautique.
#Ce qu'il ne fait pas
La demande et la validation. Un événement dans un agenda ne demande rien à personne. Le flux continue de vivre ailleurs — SMS, email, oral — avec le décalage habituel entre ce qui est accordé et ce qui est affiché.
Les soldes. Aucun calcul, aucun compteur. Le salarié ne sait toujours pas combien de jours il lui reste, et vous continuez de répondre à la question.
Le décompte correct. Un agenda compte des jours calendaires. Il ne sait pas exclure les week-ends, ni les jours fériés chômés, ni gérer les demi-journées. Voir Jours ouvrés ou ouvrables.
La traçabilité. Qui a validé, quand, et sur quelle base ? Un événement supprimé ne laisse aucune trace exploitable.
#Le problème de confidentialité
C'est le point le plus souvent négligé, et le plus sérieux.
Un événement intitulé « Marc — arrêt maladie » dans un agenda partagé expose une donnée de santé à l'ensemble de l'équipe. Ce n'est pas un détail de forme : c'est une catégorie particulière de données au sens du RGPD, dont l'accès doit être limité aux personnes qui en ont besoin.
Si vous utilisez un agenda partagé, deux règles minimales : n'inscrivez que « absent » sans le motif, et réservez les informations détaillées à un support à accès restreint. Voir Vos salariés peuvent-ils voir les absences de leurs collègues ?.
#Quand l'agenda partagé suffit
Il fait le travail dans une situation précise : une petite équipe, moins de huit personnes, où le dirigeant valide de toute façon tout à l'oral, où les soldes sont suivis ailleurs, et où personne n'inscrit de motif médical.
C'est une solution d'affichage adossée à un autre suivi — pas un système de gestion.
#Le montage courant, et son défaut
Beaucoup de TPE combinent les deux : un tableau Excel pour les soldes, un agenda partagé pour la visibilité.
Ça fonctionne, mais cela suppose une double saisie. Et toute double saisie finit par diverger : un congé annulé dans l'agenda mais pas dans le tableau, ou l'inverse. C'est généralement à ce stade que le passage à un outil dédié devient rentable — voir Combien vous coûte le suivi manuel et Excel, Sheets ou logiciel.
Congéo remplace les deux : un calendrier d'équipe visible par tous, sans les motifs, et des soldes calculés automatiquement. Essai gratuit de 30 jours.
Questions fréquentes
François, fondateur de congéo
J'écris sur la gestion des congés dans les petites entreprises.
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