Organiser les absences, sortir d'Excel, décompter les jours sans se tromper : nos guides pour les équipes et les petites entreprises françaises.
Oui. L'employeur fixe la période de prise des congés et l'ordre des départs : il peut donc imposer des dates, y compris une fermeture de l'entreprise. Deux limites encadrent ce pouvoir : la période de prise doit inclure la période légale du 1er mai au 31 octobre, et les dates communiquées ne peuvent plus être modifiées dans le mois précédant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
Un salarié embauché en cours de période acquiert des congés dès son premier jour, à raison de 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif. Un salarié arrivé le 1er septembre avec une période de référence démarrant au 1er juin aura donc acquis 22,5 jours ouvrables au 31 mai suivant, et non 30. Il n'existe plus de délai de carence : le droit s'ouvre immédiatement.
PayFit est une solution de paie qui intègre la gestion des congés. Si votre paie est déjà confiée à un expert-comptable — le cas de la majorité des TPE françaises — vous n'avez pas besoin d'un module de paie, et vous paierez pour des fonctions que vous n'utiliserez pas. Les alternatives dédiées aux congés coûtent trois à cinq fois moins cher et se mettent en place en une heure au lieu de plusieurs semaines.
En dessous de 5 salariés, un tableur suffit. Entre 5 et 10, Google Sheets partagé apporte un vrai gain sur Excel grâce à l'accès collectif. Au-delà de 10 salariés, ou dès que les salariés doivent consulter leur solde eux-mêmes, un outil dédié devient plus économique en temps qu'il ne coûte en abonnement. Le seuil de bascule n'est pas une question de taille mais de fréquence : dès que vous touchez au suivi plus de deux heures par mois, le tableur vous coûte plus cher qu'un logiciel.
En principe, les congés payés non pris à la fin de la période de prise sont perdus, sans indemnité. Mais ce principe connaît des exceptions importantes : les congés acquis pendant un arrêt maladie sont reportables 15 mois, un accord peut prévoir un report, et surtout, l'employeur qui n'a pas mis le salarié en mesure de prendre ses congés ne peut pas lui opposer leur perte. C'est ce dernier point qui coûte cher.
Pour une entreprise de 5 à 30 salariés, trois familles de solutions existent : les SIRH complets (PayFit, Lucca, Factorial) qui intègrent la paie et bien plus, les outils mono-fonction dédiés aux congés, et le tableur. Le bon choix dépend d'une seule question : avez-vous besoin de gérer la paie dans le même outil ? Si oui, un SIRH s'impose. Si non, vous paierez trois à cinq fois trop cher pour des fonctions inutilisées.
Instaurer des règles de congés dans une entreprise qui fonctionnait à l'oral repose sur trois étapes : formaliser ce qui se pratique déjà plutôt que tout réinventer, écrire une note de service courte fixant le canal de demande, les délais et les priorités, et l'annoncer en expliquant le bénéfice pour l'équipe. Une règle imposée sans explication est perçue comme une reprise en main ; la même règle expliquée est perçue comme une clarification.
Dans une entreprise de quinze salariés, le suivi manuel des congés représente entre deux et quatre heures par mois : réception et relances des demandes, mise à jour du fichier, réponses aux questions de solde, arbitrages de dernière minute et régularisations de fin d'année. Au taux horaire d'un dirigeant, cela représente plusieurs centaines d'euros par an — pour une tâche qui ne crée aucune valeur.
Dans une entreprise sans service RH, la validation des congés appartient à l'employeur, qui peut la déléguer à un responsable d'équipe. La bonne pratique consiste à désigner un valideur unique par salarié, plus un remplaçant en cas d'absence — et à écrire qui décide quoi. Le problème le plus fréquent n'est pas de savoir qui valide, mais que personne ne réponde quand le dirigeant est en vacances.
La méthode la plus efficace consiste à définir à l'avance, par poste ou par service, le nombre maximum de personnes pouvant s'absenter simultanément, puis à rendre le calendrier d'équipe visible par tous. Les demandes s'autorégulent alors en grande partie : un salarié qui voit deux collègues déjà posés sur la même semaine choisit spontanément d'autres dates.
Un salarié à temps plein acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois, soit 30 jours ouvrables par an — ce qui équivaut exactement à 25 jours ouvrés, ou 5 semaines. Les jours ouvrables comptent du lundi au samedi ; les jours ouvrés, du lundi au vendredi. Le droit est identique, seule l'unité de compte change. L'erreur classique consiste à mélanger les deux.
Un salarié qui prend une partie de son congé principal en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre acquiert des jours supplémentaires : 1 jour s'il prend 3, 4 ou 5 jours hors période, 2 jours s'il en prend 6 ou plus. La cinquième semaine de congés n'entre pas dans ce calcul. Cette règle s'applique automatiquement, sauf renonciation du salarié ou disposition contraire d'un accord.
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